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Cos’è la archiviazione sostitutiva

La archiviazione sostitutiva è pensata per conservare i documenti in un tempo medio-lungo, garantendone l'integrità e l'autenticità (ossia la corrispondenza all'originale cartaceo) e consentendone facile e veloce accesso e consultazione. Ci spostiamo dunque dal concetto di “tipo di supporto” (in caso di documenti cartacei o elettronici, es. carta, raccoglitori, scansioni, salvataggi su pc o su dvd, etc.) arrivando al concetto di “presidio del contenuto”.

Non si parla dunque solamente di file .pdf, ma anche di file elettronici o flussi informatici giuridicamente rilevanti (si pensi alla fattura elettronica in formato XML). I documenti acquisiti vengono resi statici e non modificabili nel tempo.

Quindi, acquisendo un documento e archiviandolo in via sostitutiva, si garantisce che è conforme all'originale (che volendo può essere eliminato) e che rimane immutato nel tempo (10 anni, 20 anni, etc.).

Normativa

Secondo il Codice dell’Amministrazione Digitale (D. Lgs 82/2005) obblighi di conservazione e di esibizione di documenti si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici, se le relative procedure sono effettuate in modo tale da garantire la conformità ai documenti originali e sono conformi alle Linee guida (art. 43 D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).
Sempre il Codice dell’Amministrazione Digitale stabilisce che il sistema di conservazione dei documenti informatici assicura, per quanto in esso conservato, caratteristiche di autenticità integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità, secondo le modalità indicate nelle Linee guida (art. 44, comma 1-ter, D.Lgs 82/2005 così come modificato dal D.Lgs 217/2017).

Responsabile della conservazione

Per ogni sistema di conservazione deve essere individuato un Responsabile della conservazione.
Questa figura, che solitamente nelle PMI coincide con il legale rappresentante dell'azienda, può affidare la conservazione dei documenti a soggetti esterni (Conservatori) che, sulla scorta dell’art. 5 delle Regole tecniche, di cui al DPCM 3 dicembre 2013, offrano idonee garanzie organizzative e tecnologiche, anche accreditati come conservatori presso l’Agenzia per l’Italia digitale (Agid).